Reizen met openbaar vervoer

De fiscus biedt de werkgever en werknemer bepaalde voordelen wanneer de werknemer voor het woon-werkverkeer gebruikt maakt van het openbaar vervoer. Zowel in de vergoeding van werkgever naar werknemer als in de inkomstenbelasting van de werknemer. In dit artikel leest u over deze faciliteiten.

Reizen met openbaar vervoer

Onder openbaar vervoer verstaan we voor iedereen beschikbaar personenvervoer volgens een dienstregeling. Dat kan bijvoorbeeld zijn per auto, bus, veerpont, trein, tram of metro.
Een taxi, boot of vliegtuig is geen openbaar vervoer. Daarvoor geldt een aparte regeling.

Vergoeden van de kosten

Als uw werknemer met het openbaar vervoer reist, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. U kunt er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten te vergoeden. Ook dat mag onbelast. Daarbij hoeft u geen rekening te houden met een vertragingsvergoeding die de vervoerder eventueel geeft. Als uw werknemer de afstand gedeeltelijk met eigen vervoer reist en gedeeltelijk per openbaar vervoer, mag u voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per kilometer.
U mag ook de werkelijke openbaar vervoerkosten onbelast vergoeden, vermeerderd met maximaal € 0,19 per kilometer voor eigen vervoer.
U mag met uw werknemer een vaste vergoeding voor reizen afspreken als u kiest voor vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.
Als u de werkelijke openbaarvervoerkosten onbelast wilt vergoeden, moet u voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Uw werknemer overhandigt u de vervoerbewijzen zodra ze niet meer geldig zijn.
• In uw administratie is een directe en eenduidige relatie te leggen tussen de vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen.
• U bewaart de vervoerbewijzen bij uw administratie (dat hoeft niet uw loonadministratie te zijn). Van de gebruiker van de ov-chipkaart bewaart u de overzichten waarin de transacties (reisbewegingen) met de ov-chipkaart staan.

Als de werknemer tijdens een reis vertraging heeft opgelopen, kan hij bij de vervoerder een vertragingsvergoeding aanvragen. Bij de aanvraag moet hij het originele vervoerbewijs inleveren. In dat geval bewaart u een kopie van het vervoerbewijs en de brief of het e-mailbericht van de vervoerder met de toekenning of afwijzing van de vertragingsvergoeding.

Verstrekken van vervoerbewijzen

Uw werknemer kan voor zijn werk per openbaar vervoer reizen met vervoerbewijzen die u voor hem hebt gekocht. Dan is sprake van vervoer vanwege de werkgever. U mag de plaatsbewijzen onbelast aan uw werknemer verstrekken.
Uw werknemer heeft dan geen reiskosten, zodat u hem geen onbelaste reiskostenvergoeding mag betalen. U kunt wel een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer voor de reizen van en naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte.
Let op!
U kunt uw werknemer onbelast een vervoerbewijs verstrekken voor zijn traject woning-werk. U kunt hem onbelast vrij reizen met het openbaar vervoer verstrekken, als uw werknemer het vervoerbewijs ook voor zijn werk gebruikt.

Vrij reizen met openbaar vervoer

In dit onderdeel leest u waarmee u rekening moet houden, als uw werknemer vrij reist per openbaar vervoer. Uw werknemer kan de kaart die u vergoedt of verstrekt, ook gebruiken voor privéreizen.

Vergoeden of verstrekken van een ov-kaart

Vergoedt of verstrekt u aan uw werknemer een ov-kaart voor vrij reizen met het Nederlandse openbaar vervoer, dan hoeft u niets bij het loon te tellen als uw werknemer de ov-kaart regelmatig gebruikt voor reizen voor het werk. Als hij de ov-kaart niet gebruikt voor reizen voor het werk, is de vergoeding loon. Als u deze kaart hebt verstrekt, is de waarde in het economische verkeer loon.

Voordeelurenkaart voor Nederlands openbaar vervoer

Vergoedt of verstrekt u aan uw werknemer een voordeelurenkaart, dan hoeft u niets bij het loon te tellen. Voorwaarde is dat uw werknemer deze kaart (ook) voor reizen voor het werk gebruikt. Als uw werknemer de kaart gebruikt die u hebt verstrekt, mag u maximaal het bedrag dat op het vervoerbewijs (bijvoorbeeld trein- of buskaartje) staat, onbelast vergoeden.

Beperkt recht op (gedeeltelijk) vrij reizen

Misschien vergoedt of verstrekt u een beperkt recht op (gedeeltelijk) vrij reizen per Nederlands openbaar vervoer dat tot het loon moet worden gerekend. Bijvoorbeeld een beperkt recht op vrij reizen voor gepensioneerde werknemers. Een beperkt recht op vrij reizen betekent dat uw werknemer niet kan reizen op werkdagen tussen 7:00 en 9:00 uur of tussen 16:30 en 18:00 uur, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Voor het voordeel van vrij reizen mag u eindheffing toepassen. Hiervoor geldt het tabeltarief

Vervoer van en naar een station of halte

Voor reizen van uw werknemer van zijn huis of arbeidsplaats naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Bij gebruik van een taxi mag u de werkelijke taxikosten onbelast vergoeden.
Reisaftrek voor de inkomstenbelasting
Als uw werknemer voor zijn werk met het openbaar vervoer reist, kan hij voor de inkomstenbelasting recht hebben op de reisaftrek. Dat kan onder de volgende voorwaarden:

• U verstrekt uw werknemer geen vervoerbewijzen, omdat er dan sprake is van vervoer vanwege de werkgever.
• Uw werknemer reist minimaal 1 keer per week of 40 keer per kalenderjaar met het openbaar vervoer naar zijn werk.

Uw werknemer vermindert het bedrag van de reisaftrek met de reiskostenvergoeding die u betaalt.
Verder moet uw werknemer voor de reisaftrek een verklaring overleggen. In de meeste gevallen is dat een openbaarvervoerverklaring die het openbaarvervoerbedrijf aan uw werknemer heeft afgegeven. Als uw werknemer niet met abonnementen reist, omdat hij bijvoorbeeld in deeltijd werkt, kan hij toch voor de reisaftrek in aanmerking komen. Daarvoor moet hij een reisverklaring van u kunnen overleggen en de vervoerbewijzen. In de door u ondertekende reisverklaring moet in ieder geval het volgende staan:

• uw naam en adres
• de naam en het adres van uw werknemer
• het aantal dagen per week waarop uw werknemer meestal per openbaar vervoer naar zijn werkplek(ken) reist

Bron: www.belastingdienst.nl