Verplichtingen loonstrook
Met de loonstrook (of salarisspecificatie of loonspecificatie) informeert u uw werknemer over de samenstelling van zijn bruto- en nettoloon. Op de salarisspecificatie staan ook het minimumloon dat van toepassing is op de leeftijd van de werknemer, en informatie die van belang kan zijn bij het vaststellen van een uitkering.
Wanneer krijgt de werknemer zijn loonstrook en kan dit ook digitaal?
U moet uw werknemers een loonstrook geven bij:
- de eerste loonbetaling
- iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling
U moet een loonstrook geven, ook als de werknemer er zelf niet om vraagt. U mag de loonstrook ook digitaal sturen. Echter alleen wanneer uw werknemer daarmee akkoord gaat en hij de loonstrook zo kan opslaan dat hij die op een later moment kan inzien, bijvoorbeeld na het einde van zijn dienstverband.
Voor de loonstrook is er geen verplicht model. Vandaar dat er veel verschillende lay-outs worden gebruikt.
Loonstrook als jaaropgaaf
U kunt de laatste loonstrook van het jaar ook als jaaropgaaf gebruiken. U moet op deze loonstrook dan alle gegevens opnemen die op een jaaropgaaf moeten staan.
Verplichte gegevens op de loonstrook
U moet op de loonstrook de volgende gegevens vermelden:
- het brutoloon in geld
- de opbouw van het loon, bijvoorbeeld basisloon, garantieloon, prestatiebeloning, provisie, bonussen, overwerkloon, toeslagen, premies, gratificaties en opnamen uit het levenslooptegoed
- de bedragen die u op het loon hebt ingehouden, zoals de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en loonbeslag
- het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeidsovereenkomst
- de periode waarover u het loon hebt betaald (het loontijdvak)
- het wettelijke minimumloon dat voor de werknemer geldt
- uw naam en de naam van de werknemer of uitkeringsgerechtigde
- als u de loonstrook ook als jaaropgaaf gebruikt): de verplichte gegevens van de jaaropgaaf
Naast deze gegevens is het aan te raden ook te vermelden:
- het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer
- het nummer inkomstenverhouding dat u voor deze inkomstenverhouding gebruikt
- het loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon)
- het aantal verloonde uren
- de werknemersverzekeringen waarvoor de werknemer is verzekerd
- het belastbare loon
- de tabel die van toepassing is voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen
- of u de loonheffingskorting hebt toegepast
- of u de jonggehandicaptenkorting hebt toegepast
- of uw werknemer recht heeft op de tijdelijke heffingskorting en zo ja, of u deze heffingskorting hebt toegepast of, en zo ja, hoeveel levensloopverlofkorting u hebt toegepast
- het loon voor de Zvw
- de verrekende arbeidskorting
- uitbetaalde kostenvergoedingen
Digitale loonstrook
Sinds vorig jaar mag het. Vanaf 1 juli 2010 is het werkgevers officieel toegestaan hun werknemers een digitale loonstrook toe te zenden in plaats van een papieren exemplaar. In dit digitale tijdperk lijkt het wat laat maar zoals met veel zaken weet het elektronische maar moeilijk door te dringen tot het wetboek.
Wat zijn de voorwaarden voor het digitaal mogen versturen van de loonstrook?
1. De werkgever verstrekt de elektronische opgave op zodanige wijze dat deze door de werknemer kan worden opgeslagen en voor hem toegankelijk is ten behoeve van latere kennisneming.
2. Voor het verstrekken van een elektronische opgave is uitdrukkelijke instemming van de werknemer vereist.
De wettekst inzake de digitale loonstrook kunt u terugvinden in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek artikel 626.
De voordelen van het digitale loonstrookje spreken voor zich;
– Besparing op papier en enveloppen
– Besparing op frankeerkosten
– Besparing op arbeid postverwerking
– Snellere bezorging
– Minder belasting voor het milieu
Een mogelijk nadeel kan zijn de veiligheid bij het digitaal verzenden en opslaan van de digitale loonstroken. Schenk hier de nodige aandacht aan en waarschuw als werkgever uw werknemers om voorzichtig met hun e-mail en digitale bestanden om te springen.
Wij verzorgen de aanlevering van de loonstrook standaard digitaal. Indien gewenst kunnen de individuele loonstroken beveiligd worden met een persoonlijk wachtwoord.
NIRPA lid!
