In de lijst Werkkostenoverzicht per categorie met meest voorkomende posten onder de werkkostenregeling treft u elementen aan die u kunt tegen komen in uw salarisadministratie. De verschillende elementen hebben we gegroepeerd en per stuk ingedeeld in een bepaalde categorie onder de werkkostenregeling.
We wijzen u er op dat het een sterk vereenvoudigde lijst is waarbij er soms bepaalde voorwaarden of grenzen in acht dienen te worden genomen. Daarom adviseren we om goed de bepalingen door te nemen in het handboek loonheffingen of bij twijfel contact met ons op te nemen.
De eerste categorie is de vrije ruimte. De posten onder deze categorie kunnen aangemerkt worden als eindheffingsloon en zodoende gaan ze ten kosten van de vrije ruimte. De vrije ruimte bedraagt in 2015 1,2% van het fiscaal loon van de inhoudingsplichtige. Overschrijdt u de vrije ruimte dan bent u over het gedeelte dat de vrije ruimte overschrijdt 80% eindheffing verschuldigd.
In de categorie nihilwaardering komen de posten die gewaardeerd worden op een waarde van nul en derhalve niet belast hoeven te worden. Ze komen gaan daarom ook niet ten kosten van de vrije ruimte.
Gerichte vrijstellingen, al dan niet vanwege het noodzakelijkheidscriterium, zijn vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die onbelast gedaan kunnen worden. Zij gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.
Intermediaire kosten en bepaalde kleine geschenken die gegeven worden uit medeleven worden niet gezien als loon en blijven zodoende ook buiten de loonheffing en de vrije ruimte.
Posten onder verplicht individueel loon kunnen niet aangemerkt worden als eindheffingsloon en zijn derhalve niet onder te brengen in de vrije ruimte. Deze posten zijn altijd bij de individuele werknemer belast. De bijtelling privegebruik auto is hier een voorbeeld van.
Vergoedingen onder vrijgesteld loon zijn onbelast op grond van wettelijke bepalingen. Het gaat hier bijvoorbeeld om de diensttijdvrijstelling.
Mocht u kosten hebben in uw administratie die niet op deze lijst voorkomen dan zijn deze waarschijnlijk belast als loon voor de loonheffingen. U kunt er dan ook voor kiezen om de kosten onder te brengen in de vrije ruimte. U dient wel te toetsen of een vergoeding/verstrekking gebruikelijk (maximaal 30% afwijken van het gebruikelijke is toegestaan) is om deze te kunnen aanmerken als eindheffingsloon. Een vergoeding van maximaal 2400 euro op jaarbasis wordt door de fiscus als gebruikelijk gezien.
U kunt voor advies altijd contact met ons opnemen.
Werkkostenregeling 2015
Met ingang van 2015 zal voor alle werkgevers de werkkostenregeling gaan gelden. De keuzemogelijkheid vervalt. Dit heeft invloed op de fiscale behandeling van vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellen. Hierdoor zal het voor werkgevers die de WKR nog niet toepassen nodig zijn om de vaste onkostenvergoedingen (indien van toepassing) opnieuw te onderbouwen en te toetsen of u zaken vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt die onder de nieuwe regeling wellicht fiscaal belast zijn. Onderstaand leggen wij in het kort uit hoe de werkkostenregeling werkt. Neem bij twijfels gerust contact met ons op.
Werkkostenregeling vanaf 2015 voor alle werkgevers
De werkkostenregeling is op 1 januari 2011 ingegaan. De regeling is eenvoudiger dan de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen en vermindert uw administratieve lasten. Het kabinet heeft de regeling opgesteld op verzoek van het bedrijfsleven.
U kunt op dit moment nog jaarlijks kiezen tussen de werkkostenregeling en de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen.
De werkkostenregeling zou vanaf 1 januari 2014 voor alle werkgevers gaan gelden. Dit is uitgesteld tot 1 januari 2015. Vanaf 1 januari 2015 kunt u dus niet meer kiezen voor de oude regeling. De werkkostenregeling die vanaf 2015 geldt, is op een aantal punten aangepast. Het gaat om voorgenomen beleid. Dit betekent dat de Eerste en Tweede Kamer dit voorstel van het kabinet nog moeten goedkeuren (op het moment van schrijven heeft de Tweede Kamer het voorstel reeds goedgekeurd).
U kunt als werkgevers onbelaste vergoedingen aan de werknemers (ook dga’s) geven. Bijvoorbeeld maaltijden, kerstpakketten of een fiets. Dit kan via de Werkkostenregeling.
Vrije ruimte
U mag alleen onbelast vergoedingen geven als het totaalbedrag onder 1,2% (2015) van uw loonkosten blijft. Dit is de vrije ruimte. Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Daarnaast zijn er in de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen voor een aantal vergoedingen. Deze gaan, onder voorwaarden, niet ten koste van uw vrije ruimte.
Naast de vrijstellingen is er ook een aantal nihilwaarderingen in de werkkostenregeling opgenomen. Met de nihilwaarderingen wordt voorkomen dat een aantal voorzieningen die u op de werkplek ter beschikking stelt ten koste gaat van de vrije ruimte.
Wijzigingen werkkostenregeling per 2015
De werkkostenregeling wordt vanaf 1 januari 2015 op een aantal punten gewijzigd. De werkkostenregeling zorgt voor een administratieve lastenverlichting voor werkgevers.
In de nieuwe werkkostenregeling wordt voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium geïntroduceerd. Als een werknemer gereedschap, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zonder meer nodig heeft om zijn werk te doen, kan de werkgever deze verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Mede hierdoor vervalt het fiscale onderscheid tussen computers, smartphones en tablets. Voor de zakelijke iPad geldt bovendien niet langer de ‘zakelijke gebruikseis’ van meer dan 90%.
Ook hoeft een werkgever nog maar 1 keer per jaar vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting voor de werkkostenregeling is. Voorheen moest de werkgever dit per aangiftetijdvak bekijken. Voor concerns wordt het mogelijk om onder voorwaarden de werkkostenregeling op concernniveau toe te passen in plaats van per concernonderdeel. Tevens wordt het verschil tussen vergoedingen en verstrekkingen weggenomen. Zaken die eerst alleen verstrekt mochten worden, mogen vanaf 1 januari 2015 ook onbelast worden vergoed. Daarnaast blijft onder de werkkostenregeling de regeling voor de personeelskorting voor producten eigen bedrijf bestaan. Tot slot verdwijnt het keuzeregime. Op dit moment kan een werkgever kiezen voor hetzij de werkkostenregeling, hetzij het oude regime voor vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 1 januari 2015 vervalt dat keuzerecht en bestaat alleen nog de werkkostenregeling.
Om de wijzigingen in de werkkostenregeling binnen het budget te dekken, wordt de vrije ruimte in 2015 verlaagd van 1,5% naar 1,2% van de totale loonsom van een bedrijf.
De basis van de werkkostenregeling, die begin 2011 werd geïntroduceerd, blijft ongewijzigd. Met de werkkostenregeling kunnen werkgevers hun personeelsleden tot het vastgestelde percentage van 1,2 % van de totale loonsom onbelast van vergoedingen en verstrekkingen laten profiteren. Het gaat bijvoorbeeld om kerstpakketten, etentjes, een fiets en personeelsfeesten. Bedrijven hoeven deze extra’s onder de werkkostenregeling niet meer per werknemer bij te houden. Dat mag in één berekening voor het hele bedrijf.
NIRPA lid!
